システム開発の見積書、どこを見ればいいのか
複数の会社から見積もりを取ったものの、金額しか比べられない。これはよくあることだと思います。
同じシステムを頼んだつもりでも、会社によって前提が違えば、金額も内容も変わります。そもそも同じものを比べていないことが多いので、金額だけを並べても判断できません。
見積書のどこを見ればいいのか、何を聞けばいいのかを整理します。
金額がどう作られているか
システム開発の見積もりは、たいてい作業量（工数）×単価で計算されます。
工数は「人月」や「人日」という単位で表されます。1人月は、エンジニア1人が1か月フルタイムで作業する量です。単価は会社や担当する技術者によって差があります。
つまり金額が安いということは、作業量を少なく見積もっているか、単価が低いかのどちらかです。
注意したいのは前者です。作業量が少ないのは、やることを狭く想定しているからかもしれません。その場合、作り始めてから「それは範囲外です」という話になり、追加費用が発生します。最初の金額が安かったのに終わってみると高い、というのは、たいていこの構造で起きます。
「一式」が多い見積書は、内訳を聞いてください
いちばん確認したいのがここです。
業務システム開発一式 ： ○○○万円こういう見積書が出てくることがあります。金額は分かりますが、何が含まれていて、何が含まれていないのかが分かりません。
内訳を聞くのは失礼なことではありません。普通の質問です。嫌がられたり、説明が曖昧だったりする場合は、その時点で判断材料になります。
聞きたいのは、たとえばこういうことです。
- どの機能に、どれくらいの工数を見込んでいるか
- 設計、開発、テストがそれぞれどのくらいか
- 打ち合わせや資料作成の時間は含まれているか
見積書で確認したい4つ
① どこまで作るのかが書かれているか
「顧客管理機能」とだけ書かれていても、範囲が分かりません。登録・編集・削除・検索・一覧・CSV出力まで含むのか、一部なのか。ここが曖昧なまま進むと、必ずあとで揉めます。
② 要件が変わったときにどうなるか
作り始めてから変更が出るのは、悪いことではなく普通のことです。問題は、そのときの扱いが決まっていないことです。
「軽微な変更は含む、大きな変更は再見積もり」といった線引きが書かれているか。書かれていなければ、聞いてください。
③ テストをどこまでやるか
開発会社がどこまで確認して、どこから発注側が確認するのか。受け入れテストの期間が見積もりに入っていないことがあります。実際には現場の人が触って確認する時間が必要なので、そこも計画に入れておく必要があります。
④ 納品後にかかり続ける費用
保守が含まれているかどうかは、必ず確認してください。含まれていないことのほうが多いです。別契約なら月額いくらか、都度対応ならどういう料金になるのか。
あわせて、クラウドの利用料、ドメイン、証明書、外部サービスの利用料。これらは開発費とは別に毎月かかります。見積書に入っていない場合、誰がどう負担するのかを確認してください。
支払いのタイミングも見ておいてください。着手時に何割、納品時に何割という分割が一般的です。全額前払いを求められた場合は、理由を聞いたほうがいいと思います。
相見積もりを取るときのコツ
全社に同じ資料を渡してください。
口頭で説明すると、会社ごとに伝わり方が変わります。結果として前提の違う見積もりが並び、比べられなくなります。
完璧な資料でなくて構いません。いま困っていることと、やりたいことを書いた1枚のメモで十分です。同じものを渡せば、少なくとも同じ前提から出発します。
そのうえで、金額の差がどこから来ているのかを聞いてください。「なぜ他社より高い（安い）のか」は、聞いていい質問です。まともな会社なら答えられます。
安いほうを選んで大丈夫か
安いこと自体は問題ありません。小さく作る前提なら、安くなるのは当然です。
確認したいのは、安い理由がはっきりしているかです。範囲を絞っているから安い、既存のものを流用できるから安い。これなら納得できます。理由がよく分からないまま安い場合は、確認が必要です。
「なぜその金額なのか」を説明できるかどうかが、判断の分かれ目だと思います。
聞いていい質問
遠慮しなくていい質問をまとめておきます。どれも、答えられて当然のことです。
- この見積もりに含まれていないものは何ですか
- 途中で仕様が変わったら、費用はどうなりますか
- 納品後の保守はいくらですか
- 毎月かかる費用はありますか
- この機能、本当に必要だと思いますか
最後の質問が一番おすすめです。挙げた要望を全部そのまま見積もる会社と、「これは要らないのでは」と言う会社がいます。後者のほうが、たいてい結果的に安く済みます。
実際に、整理したら減った例
いまのやり方をそのまま画面にしようとして、整理してみたらそもそも不要だった工程が見つかったことがあります。長くやってきた手順なので、誰も疑っていませんでした。
もっと細かい話でいうと、複数の担当者が確認したあとに入力するチェック項目があって、そこに日付の入力欄が付いていました。チェックを付けた日付を自動で表示すれば、入力は要りません。 項目が1つ減れば、作る量も、現場が入力する手間も減ります。
処理の分岐でも同じことが起きます。条件によって4通りに分かれていた処理が、整理すると2通りで足りたことがありました。分岐が半分になれば、作る量もテストする量も減ります。
管理する単位を変えると、画面が減る
もっと効いたのは、管理する単位を変えた例です。もともとは現場ごとに情報を登録する形になっていました。ただ、1つの現場に同じ種類の設備が複数あると、設備の台数ぶん、同じ情報を繰り返し入力しなければならない状態でした。
そこで、管理の単位を現場から設備1台ごとに変えました。入力の重複が消えて、必要な画面そのものが減りました。 現場単位だと画面を分けて作らなければならなかったものが、単位を変えると1つで済むようになったからです。
画面が減れば、作る量が減ります。 つまり見積もりの金額も下がります。この判断は、要望を聞いた時点では出てきません。なぜその単位で管理しているのかを聞いて、はじめて見えるものです。
見積もりを受け取ったが、内容が妥当か分からない。そういうご相談も承っています。他社の見積もりについて、内容を一緒に確認することもできます。