何も決まっていない状態で、システムの相談をしてもいいのか
結論から書くと、決まっていない状態のほうが、むしろ相談しやすいです。
「何を作りたいか整理してから問い合わせよう」と考えて、そのまま何ヶ月も経ってしまう。これはよくあることだと思います。ただ、整理は本来こちらの仕事です。整理できていないから相談する、という順番で問題ありません。
先に決めてしまうと、かえって高くつくことがある
「こういう機能のシステムが欲しい」という形まで決めてから相談すると、見積もりはその形に対して出てきます。
ここで起きるのが、本当はもっと簡単な方法があったのに、それが検討されないまま進んでしまうということです。
たとえば「案件管理システムを作りたい」というご相談でも、話を聞いていくと困っているのは案件管理そのものではなく、報告のために毎週Excelを集計している時間だった、ということがあります。この場合、システムを作るより先に、集計をやめられないかを考えたほうが早いかもしれません。
機能の形で相談を受けると、その形の見積もりしか出せません。 困っていることの形で相談を受けると、別の解決策も提案できます。
最初の相談で聞くこと
準備は要りませんが、聞かれることが分かっていれば話しやすいと思うので、書いておきます。
だいたいこの3つです。
- いま、その業務をどうやっているか
- どこに時間がかかっているか、何が困っているか
- 誰が、何人くらいで対応しているか
専門用語は出てきません。 普段やっていることをそのまま話していただければ大丈夫です。「毎月末に3人がかりで2日かかっている」といった話が、いちばん役に立ちます。
用意しなくていいもの
次のようなものは、こちらで作るものです。相談の時点では不要です。
- 要件定義書、仕様書のたぐい
- 必要な機能の一覧
- 画面のイメージ
- 予算の上限
予算について補足すると、先に金額を決めていただく必要はありません。 やりたいことの規模によって費用は変わるので、話を聞いたうえで「この範囲ならこのくらい」という形でお出しするほうが現実的です。
あると話が早くなるもの
必須ではありませんが、あると具体的な話に進みやすくなります。
- いま使っているExcelファイル(ダミーの値に置き換えたものでも構いません)
- 紙で使っている帳票や申請書のコピー
- 業務の流れを書いたメモ(手書きで十分です)
実物があると、こちらの理解が一段速くなります。 説明で30分かかることが、Excelを1枚見せていただくと5分で分かる、ということがよくあります。
「作らない」という結論もあります
相談を受けたからといって、必ずシステムを作る話になるわけではありません。
- すでにある市販のツールで足りることがあります
- 業務の手順を変えるだけで解決することがあります
- 一部だけシステムにして、残りは今のままにしたほうが安く済むことがあります
私たちは、必要のないものを作ることを勧めません。必要なものを、必要な分だけというのが、もともとの考え方です。全部を一度に作り替えるより、いちばん困っているところだけを小さく始めて、うまくいったら広げていくほうが、失敗したときの損失も小さくなります。
費用が不安な場合
「聞いてみたいけれど、いくらか分からないのが怖い」という理由で連絡をためらう方は多いと思います。
費用は、どこまでを対象にするかで大きく変わります。小さく始める前提であれば、想像されているより抑えられることもあります。 また、IT導入補助金など、費用の一部に補助が使える制度もあります。対象になるかどうかも含めてご相談いただけます。
いずれにしても、話を聞く段階で費用は発生しません。 見積もりをお出しして、内容と金額に納得いただいてから進める形になります。
まとめ
- 何を作るか決まっていなくて大丈夫です
- 資料の準備も不要です
- 困っていることを、普段の言葉で話していただければ進められます
- 作らないほうがいい、という結論になることもあります
紙やExcelで回っている業務があって、なんとなく非効率だと感じている。 その段階でご連絡いただければ、そこから一緒に整理していきます。